ورش العمل التفاعلية للخبراء المختصين SME: نقل الخبرة من القاعة إلى القرار

تزخر المؤسسة الحديثة بالخبرة، لكنها ضعيفة على نحو لافت في الاستفادة منها. فالمهندس يعرف القيد، ومختص الموارد البشرية (HR) يعرف المخاطر المتعلقة بالأفراد، والمسؤول المالي يعرف التكلفة، والمستشار القانوني يعرف أوجه التعرّض للمخاطر، ومدير العمليات يعرف ما الذي سيتعطّل صباح الثلاثاء. ومع ذلك، قد يتخذ القرار النهائي أشخاص سمعوا كل هذا ولم يستوعبوا إلا القليل.

تكتسب ورش العمل التفاعلية للخبراء المختصين SME أهمية في المملكة العربية السعودية لأن العمل يتجاوز حدود الإدارات بصورة متزايدة. فالمشروعات العملاقة والتوطين والتحوّل الرقمي والامتثال وتجربة العملاء وإعادة الهيكلة وبناء القدرات لا تنحصر بسهولة داخل إدارة واحدة. تحتاج الشركات السعودية إلى طرق لاستخلاص الخبرات واختبار الافتراضات ومواءمة أصحاب المصلحة وتحويل المعرفة إلى قرارات. ولا تكفي ورشة تتيح للجميع الكلام فحسب؛ بل يجب أن تنتج نتيجة.

المخاطر كبيرة لأن السرعة قد تصبح تهوّرًا، والتشاور قد يصبح تأخيرًا. تكافئ وتيرة المملكة المؤسسات التي تستطيع التفكير معًا دون أن تتعطّل معًا. لذلك لا يُعدّ التيسير الجيد مهارة ناعمة بالمعنى الذي يقلّل من شأنها، بل وسيلة لتحويل الذكاء المتفرّق إلى توجّه قابل للاستخدام.

يبدأ نهجنا بالاتفاق على غرض الورشة وفئة المشاركين ومشكلة الأعمال والقرارات المطلوبة والمخرجات التي يجب إنتاجها. وتمنع هذه الخطوة أكثر أخطاء الورش شيوعًا: دعوة الأفراد إلى قاعة دون إخبارهم بما يجب أن يكون موجودًا عند مغادرتها. قد يكون الغرض تحديد عملية مستقبلية، أو اختبار نموذج تشغيل، أو تشخيص مشكلة أداء، أو تصميم مسؤوليات الأدوار، أو الاتفاق على متطلبات القدرات، أو تحقيق المواءمة بشأن مخاطر التنفيذ. ويجب أن يكون المخرج صريحًا.

ثم نصمّم برنامجًا تفاعليًا وأسئلة للنقاش وأنشطة وأدوات ونماذج لتوثيق المخرجات تحافظ على تركيز المختصين وإنتاجيتهم. ويهمّ التصميم لأن الخبراء، إذا تُركوا لأنفسهم تمامًا، قد يتنافسون على وقت الحديث أو يغرقون في التفاصيل. تمنحهم الورشة الجيدة بنية منظّمة دون تقييد خانق. وتطرح أسئلة أفضل، وترتّب الحوار، وتوثّق الأدلة، وتدفع إلى الاختيار.

يعني التنفيذ تيسير الورشة واستخلاص الخبرات ومواءمة أصحاب المصلحة وتحويل المخرجات إلى إجراءات أو قرارات عملية. وهنا تهمّ الحيادية والتحدّي معًا. يجب أن يفسح الميسّر المجال للخبرات الأقل صخبًا، وأن يمنع التسلسل الإداري من إسكات الرأي المخالف المفيد، وأن يضمن تحوّل الخلاف إلى بيانات لا إلى استعراض. وفي المؤسسات السعودية، حيث يحظى احترام الأقدمية بأهمية، يجب أن يصون التيسير الكرامة مع إتاحة قول الحقيقة.

بالنسبة للشركات السعودية، الفوائد فورية. تصبح القرارات أسرع لأن الأشخاص المناسبين يشاركون في الوقت المناسب. وتصبح الحلول أقوى لأنها تتضمّن الواقع التشغيلي. ويشعر أصحاب المصلحة بالمسؤولية لأنهم ساهموا في صياغة الإجابة. وتنتقل المعرفة بين الإدارات. وتصبح الإجراءات أوضح، وتتجنّب المؤسسة الهدر الكبير الناجم عن اجتماعات متكررة لا تنتج إلا اجتماعًا آخر. وفي اقتصاد يتحوّل، تُعدّ القدرة على التفكير الجيد معًا قدرة أعمال جادة.